O Melhoramento de processos é uma metodologia empregada em empresas ou fábricas com intuito de compreender de forma mais profunda como um determinado setor ou processo está operando.
Ao mapear este processo compreenderemos cada passo desse setor ou processo, detalhando as entradas e as saídas e desta forma possibilitando melhorá-lo.
O Melhoramento de Processos busca corrigir eventuais erros, estabelecer uniformidade, e alinhar os esforços da equipe. Antes de sabermos como executar essas melhorias, precisamos compreender a sua importância, e o impacto positivo que irá gerar em sua empresa.
Ter os processos da empresa mapeados possibilitará uma melhoria contínua e, uma boa gestão de recursos.
Vantagens em ter uma boa gestão de processos, são diversas, as que ganham mais destaque são:
- Redução de desperdício identificando e eliminando erros recorrentes.
- Maximização de recursos evitando perdas nos processos, entre eles estão o tempo, pessoas, insumos, etc.
- Padronização a partir de parâmetros e especificações bem definidas
- Aumento da produção a partir da eliminação e reformulação de processos demorados.
- Redução de tempo para produzir, a partir do alinhamento da equipe reduzindo, e uma diminuição no retrabalho;
- Clareza na execução das tarefas e responsabilidades de cada pessoa e cargo.
Para dar início a melhoria de processos, precisamos compreender 4 etapas fundamentais, são elas: Cadeia de Valor, Mapeamento de Processos, Modelagem dos Processos e Análise dos Processos.
Mapeamento de um processo:
Existe uma série de passos a serem seguidos, e que mapear um processo não é somente detalhar a sequência de atividades que determinada pessoa executa.
A execução de um processo dentro de uma organização, também envolve a prioridade, custos, responsáveis e clientes. Na grande maioria das vezes podemos realizar o mapeamento por duas maneiras:
Entrevistas e Acompanhamentos: Eles podem acontecer intercalados, e não tem um número concreto para atingir o mapeamento perfeito, mas sim critérios e respostas que precisarão estar bem claros.
Definição da cadeia de valor: Criada na década de 80 por Michael Porter, a cadeia de valor relaciona os processos que geram valor para o cliente aos que dão vantagem competitiva à empresa.
A cadeia de valor deve ser relacionada com a missão da empresa ( o propósito da organização), desta forma o foco e os recursos terão objetivos claros, eliminando esforços e recursos que não atendem estes processos através do Canvas com os envolvidos no processo, e fazer uma coleta do máximo de informações e ideias possíveis, e preencher de acordo com as informações obtidas.
Hierarquia da cadeia de valor: Dentro da cadeia de valor, existem hierarquias, das quais no topo estão as que mais agregam valor e que tem maior impacto na qualidade do produto ou serviço.
Macroprocessos: expressam os principais processos dentro da empresa, tendo grande impacto no sistema organizacional e, podendo este, ser composto por mais de uma função.
Processos: são um conjunto de ações interligadas, que, tem por finalidade executar determinado objetivo dentro de uma empresa, visando transformar entradas em saídas e, desta forma, gerar mais valor ao produto, por exemplo, o processo de produção de pães em uma padaria, ex: Compra de matéria prima → armazenamento → pesagem → modelagem → fermentação → assamento
Subprocessos: São os processos que envolvem menor complexibilidade organizacional e, um menor número de tarefas para serem desenvolvidas, geralmente atuam como suportes aos processos principais.
Atividades: São as ações específicas que tem por finalidade executar os processos e os subprocessos
Tarefas: São o detalhamento das atividades, são conjunto de trabalhos a serem realizados, estes possuem prazo para ser concluído, que varia de acordo com a complexibilidade.
Identificação e detalhamento dos processos a serem mapeados: estes geralmente possuem erros sistemáticos em seus processos, alto grau de desperdício, problemas no fluxo de trabalho, desorganização da equipe e perdas na produção e de informação.
Coleta de informações: De maneira bem objetiva, recomendamos que você siga essa estrutura e responda às seguintes perguntas:
- O quê? Quais são as atividades/processos do setor/unidade/subunidade? Ex.: Elaborar relatório, Organizar concurso público, Realizar empenho,…
- Por quê? Por que esta atividade/processo é realizado no seu setor/unidade/subunidade? Elencar as necessidades dos usuários, demandas legais e outras razões relevantes.
- Quais são os envolvidos no processo? Deixar bem claro quais são as pessoas/cargos, ou então setores envolvidos na execução. Além de citar o principal responsável pela execução do processo.
- Quais são os clientes do processo? Ou seja, os que recebem a saída do processo, e são os mais beneficiados
- O processo utiliza alguma ferramenta? Se não, é necessária alguma forma de automatização?
- Qual é a sazonalidade na execução do processo?
- Em quanto tempo, em média ele é realizado?
- Existe custo na execução desse processo? Se possuir, citar alguma estimativa ou valor exato.
- Qual o grau de complexidade da atividade/processo? (Nota de 1 a 3) 1- Baixa 2-Moderada 3-Alta
- O quanto o projeto é importante para o alcance da missão da organização?(Nota de 1 a 3)1- Pouco importante 2-indiferente 3-Muito Importante
Informações para coleta das atividades
Pergunte tudo, tudo mesmo
Identifique as chamadas para ação
Descreva as atividades com verbos no infinitivo
IMPORTANTE: Quando saber que um processo está bem mapeado?
Basicamente pode-se perguntar-se algumas questões que facilitarão no destrinchamento desta pergunta tão complexa:
- O processo está completo em suas atividades descrições e resultados?
- O processo está claro, didático e promove aprendizado?
- O processo mantém uma rastreabilidade? Ele mantém uma relação entre início e fim?
- As atividades que estão no processo possuem uma definição clara de pronto na sua descrição?
Modelagem dos processos:
Para que possamos tornar os processos mais visuais, é necessário a criação de um modelo, onde as etapas serão representadas através de desenhos de diagramas, os chamados fluxogramas.
Para execução de modelagens de processo com fluxogramas existem softwares como o Bizagi Modeler, ou então o Visio. Para empresas mais complexas, sugerimos o Bizagi, ele é mais complexo porém trará um nível de detalhamento necessário para esse tipo de organizações. Ele usa uma linguagem padrão chamada BPMN.
Análise de Processos:
Esta é a etapa em que você estuda o ambiente e todos os fatores a ele ligados através dos dados obtidos.
É importante ressaltar que essas análises mudarão de acordo com o tempo, ao se instalar equipamentos novos, mudanças internas de liderança ou até mesmo no caso de haver alguma mudança no processo daquele setor.
A análise é quem irá fornecer os dados para compreender a eficiência e a eficácia deste processo. O processo será eficaz se os propósitos e necessidades estiverem de acordo com o esperado, analisando:
- Como funciona a cultura organizacional do processo;
- Entradas e saídas do processo;
- Ineficiência do processo;
- Quais são as métricas de desempenho do processo;
- Quais são as atividades do processo e suas interdependências dentro do sistema.
Otimização e redesenho: não existe uma ferramenta é uma orientação, seguindo:
– Foque nas necessidades do cliente;
– Busque benchmarking;
– Elimine a burocracia;
– Simplifique as soluções;
– Automatizações;
Com essas informações você poderá compreender o funcionamento do sistema deste processo.
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