Você está precisando agilizar processos na sua empresa? Saiba como automatizá-los, otimizando tempo, gerando competitividade, eficiência e valor ao cliente.
Automatização de processos é tornar operacional um processo antes executado manualmente, utilizando, para isso, da tecnologia e da integração de sistemas e dados.
O principal objetivo da automatização de processos é aprimorar o andamento do fluxo de trabalho em uma organização.
Com a automatização, é possível reduzir custos, tempo, desperdícios, aumentar a produtividade, minimizar falhas e controlar, em tempo real, todos os processos do negócio.
Pode-se substituir atividades manuais por automatizadas ou utilizar de software e sistemas para dar apoio a diversas atividades.
Como automatizar um processo?
Uma empresa que está voltada a processos e coloca em prática a Gestão de Processos de Negócios (BPM), está em busca de melhoria contínua.
Por meio da análise e do controle dos processos, procura-se sempre o aprimoramento do fluxo de trabalho, para que se possa corrigir falhas e conquistar os objetivos estratégicos.
Para isso, utiliza-se um BPMS (Business Process Management Suite ou System), que é o software que mapeia, automatiza, executa e monitora processos, seguindo a disciplina BPM em todas as suas etapas..
Dentre as etapas da gestão de processos, a automatização de processos está presente, sobretudo, em três delas:
- Implementação: quando se utiliza o BPMS para inserir os processos modelados e formulários eletrônicos, definindo responsáveis e prioridades. Neste momento, é também feito treinamento de todos os profissionais envolvidos no processo, para que compreendam o funcionamento dos sistemas.
- Implantação e Execução: quando se coloca o mapeamento dos processos em prática, executando as atividades propriamente ditas.
- Monitoramento: ao realizar o acompanhamento dos processos, verificar se o processo ocorre conforme o esperado e monitorar metas e objetivos. Essa fase será muito facilitada com um processo já automatizado, pois teremos as informações do processo já em um sistema e a confiabilidade das informações será maior. O monitoramento poderá ser feito de maneira automática e podem ser enviados alertas para os casos críticos.
Estas três etapas são realizadas após uma série de passos anteriores, onde os processos reais do negócio são avaliados (fase chamada de “AS IS”), encontram-se problemas e, em seguida, é feito um redesenho destes processos, considerando os objetivos que a organização deseja atingir (fase “TO BE”). O mapeamento é implementado, dessa forma, no BPMS.
A partir do que for executado, portanto, os gestores dos processos podem avaliar o andamento das atividades e, a partir daí, retornar à modelagem para aprimoramento de possíveis falhas e gargalos.
O que é um sistema de BPMS?
O sistema BPMS é a Suíte de Gerenciamento de Processos de Negócio, uma ferramenta criada para automatizar e transformar todos os processos, de ponta a ponta.
Nesse software, que pode ser disponibilizado em nuvem, é possível mapear os processos, modelá-los, colocá-los para execução pelos colaboradores, monitorá-los, fazer análises sobre os dados referentes aos processos e, a partir dessas informações, aprimorá-los.
Por meio de uma notação, o BPMN, cria-se um fluxo de trabalho desenhado e compreensível a todos os envolvidos. Daí, basta acessar o sistema para colocar o fluxo em prática.
RPA x BPMS
Talvez você também já tenha ouvido falar no RPA (Automação Robótica de Processos), método para automatizar tarefas. Em um sistema de RPA, robôs são capazes de determinar a sequência de comandos que uma pessoa faria e aprende a repetir esses processos de forma inteligente.
É o caso de fazer disparos de e-mails automáticos, chatbots, robôs que fazem cálculos matemáticos complexos e outros.
Então, qual a diferença entre RPA e BPMS?
Essencialmente, o BPMS é muito mais amplo, pois é um sistema que permite não só automatizar tarefas pontuais, mas fazer a gestão por processos (BPM) de forma geral e completa.
Os conceitos podem ser usados de maneira complementar, ou seja, utiliza-se o RPA para automatizar as tarefas determinadas no BPM e elas passam a ser geridas através do BPMS.
Entenda melhor sobre a relação entre RPA e BPM aqui.
Como selecionar processos para automatização?
Confira abaixo algumas dicas para seleção e manutenção de processos para automatização:
1. Faça um mapeamento organizacional
O primeiro passo é fazer uma verificação dos processos da organização para ter uma visão sistêmica da operação e identificação de possíveis gargalos, atividades duplicadas ou que não agregam valor.
Após a identificação dos problemas, é preciso selecionar processos para que se tornem mais eficientes, eliminando fragilidades e desperdícios.
2. Avalie o processo selecionado e seu potencial
Após fazer o mapeamento e selecionar um processo, deve ser feita uma avaliação para ver se, ao automatizar o processo, os recursos investidos serão superados, se serão eliminados erros, custos reduzidos a longo prazo e outros fatores de ganho com o processo.
3. Defina um cronograma e equipe para implementação
Ao fazer a definição do cronograma, deve-se alinhar as expectativas com toda a equipe que participa do processo e, recomenda-se que a implementação seja feita em etapas, caso haja mais de um processo ou seja um processo maior.
À medida que novos processos vão sendo priorizados, também devem ser verificadas as interseções entre os processos já existentes.
No cronograma também devem ser considerados testes para localizar e corrigir falhas. Recomenda-se que seja uma equipe que contenham pessoas responsáveis por todas as áreas envolvidas no processo.
4. Programe treinamentos
Programe os treinamentos com todos os** participantes de cada uma das etapas** do processo.
5. Monitore sempre
Ao implantar o processo automatizado é necessário manter uma análise para avaliar os resultados. Geralmente essa análise é feita através de indicadores e gráficos.
Assim será possível localizar pontos que necessitam ser aperfeiçoados e também confirmar pontos positivos. Com isso, o ciclo se iniciará novamente no mapeamento organizacional.
Quais são as vantagens da automatização de processo em um negócio?
- Redução de custos
- Padronização da operação
- Controle do desempenho
- Maior agilidade operacional
- Múltiplas formas de interação
- Tarefas acessíveis a todos os atores
- Facilidade de definição de prioridades
- Rastreabilidade dos processos
- Integração com sistemas
Como você pôde perceber, ter os processos automatizados é muito importante para a melhoria contínua, já que torna mais fácil encontrar as falhas, corrigi-las de forma pontual e mensurar os resultados. Tendo assim maior organização e otimização de processos.
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